【行き違いが心配な方へ】催促メールを送る際の4つのポイント

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【行き違いが心配な方へ】催促メールを送る際の4つのポイント

こんにちは、夢頭(ユメガシラ)です。

「催促メールを送る際は、どんな点に注意すればいいの?」
「催促メールを送りたいけど、行き違いになるのは避けたい…」

社会人として働いていると、このような悩みを持つことがあるかもしれません。

相手からメールの返信がなかったり、入金や納品が遅れていたりするケースなど、仕事をしていれば催促メールを送らなければならない場面も出てくるでしょう。

とはいえ、催促メールを送ることで相手を不快にさせたり、行き違いが発生したりするのは避けたいと考えている方も多いかと思います。

そこで今回は、そんな方のために『催促メールを送る際のポイント』を4つご紹介します。
これらのポイントを押さえておくことで、トラブルに発展するリスクを最小限に抑えることができるハズなので、ぜひ参考にしてみてください。

ユメガシラ
ユメガシラ

一応、私もアウトソーシング系の職場での勤務歴が4年近くあり、ビジネスメールのやり取りには人一倍気を付けなければいけない立場にいたので、多少の参考にはなるかと…。

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催促メールを送る際のポイント

催促メールを送る際のポイント

それでは、さっそく『催促メールを送る際のポイント』を見ていきましょう。

具体的には、以下の4つです。

  1. 相手に気付いてもらえるような件名にする
  2. 催促の内容を改めて記す
  3. 催促することに対して軽いお詫びをする
  4. あらかじめ行き違いになった場合のお詫びをしておく

①相手に気付いてもらえるような件名にする

せっかく催促メールを送っても、相手が催促のメールだと気付いてくれなければ意味がありません。

そのため、催促メールを送る際は、相手に気付いてもらえるような件名にすることが重要です。

例えば、

  • 【再送】〇〇の日程調整の件
  • 【重要】〇月のご入金につきまして

といったように、件名の最初に【】を使って重要性を示しておけば、相手も気付きやすくなるハズです。

ただし、「督促」「大至急」といったフレーズは、相手に威圧感を与えてしまう可能性もあるため、避けることをオススメします。

◆件名の最初につけるフレーズ例

良い例悪い例
・【再送】
・【重要】
・【ご確認をお願いします】
・【督促】
・【大至急】
・【すぐに確認してください】

②催促の内容を改めて記す

当然と言えば当然かもしれませんが、催促メールを送る際は、催促の内容を改めて記すようにしましょう。

催促する側は問題なくても、催促される側は前回送ったメールの内容を忘れている可能性があります。

例えば、「〇〇の件ですが、その後いかがでしょうか?」といった一文だけでは、相手側も「〇〇の件って、何だっけ?」となることもあります。

その点、最初から催促の内容を明確にしておけば、相手側もスムーズに対応できるようになるでしょう。

仕事ではメールのやり取りが頻繁に発生するため、相手側の確認の手間を省けるような気遣いも必要です。

ユメガシラ
ユメガシラ

同様の理由で、前回のメールに添付ファイルがあった場合には、再添付しておくことをオススメします。

③催促することに対して軽いお詫びをする

たとえこちらに落ち度がなかったとしても、催促によって相手を急かしていることは事実です。
そのため、催促することに対して軽いお詫びをしておくことをオススメします。

具体的には、本題に入る前に、「催促がましくなり大変恐縮ですが、」といった一文を入れておきましょう。

この一文を入れるだけで、謙虚な姿勢を示すことができ、相手に与える印象もだいぶ変わるハズです。

また、仮にこちらに落ち度があった場合(前回のメールが未送信になっていたなど)であっても、角が立ちづらくなるでしょう。

④あらかじめ行き違いになった場合のお詫びをしておく

催促メールを送る際に心配なのが、行き違いです。

直前に返信や入金・納品があったにもかかわらず、そのことに気付かずに催促メールを送ってしまうと、何とも気まずい雰囲気になります…。

とはいえ、行き違いを避けたいからといって、催促メールの送信をいつまでも先延ばしにすることはできません。

そこで、催促メールには、あらかじめ行き違いになった場合のお詫びをしておくことをオススメします。

具体的には、メール本文に「行き違いでしたら、大変申し訳ございません。」の一文を入れておきましょう。

こうすることで、万が一行き違いになった場合の予防線にもなり、相手を不快にさせずに済みます。

ユメガシラ
ユメガシラ

「行き違いでしたら~」のフレーズは、ビジネスシーンにおいて非常に便利です。

ちょっとした催促であっても、積極的に活用することをオススメします。

まとめ:メールはちょっとした工夫で印象悪化を防げる

最後にまとめておきます。

◆催促メールを送る際のポイント

  1. 相手に気付いてもらえるような件名にする
  2. 催促の内容を改めて記す
  3. 催促することに対して軽いお詫びをする
  4. あらかじめ行き違いになった場合のお詫びをしておく

催促メールの送信には色々と気を遣いますが、上記の4つのポイントを押さえておけば、トラブルに発展するリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

実際、私自身もこれらのポイントを意識するようになってからは、催促メール関係でトラブルになることはほとんどありませんでした。
※他のことでは、しょっちゅうトラブルに巻き込まれていましたが…。

メールはちょっとした工夫で、相手からの印象悪化を防げるものです。

催促メールに悩まされている方は、今回紹介したポイントをぜひ参考にしてみてください。

ユメガシラ
ユメガシラ

『催促』メールだけに、『早速』試してみてください。

モブタロウ
モブタロウ

うっとうしい締めくくりですね…。

▼ビジネスメールを簡潔にするコツについては、下記の記事をご参照ください。


以上、またお会いしましょう。

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