こんにちは、夢頭（ユメガシラ）です。
「ビジネスメールを作成しようとすると、どうしても長くなってしまう…」
「ビジネスメールを簡潔にするコツってないの？」
社会人として働いていると、このような悩みを持つことがあるかもしれません。
ビジネスメールは簡潔にまとめるのが鉄則です。
とはいえ、メールのやり取りもビジネスシーンの1つであるため、相手に失礼があってはいけません。
そのため、「簡潔にしようとは意識しているものの、マナーや言い回しに気を遣っていたら、いつの間にか長文メールになっていた…」という悪循環に陥ってしまう方も多いかと思います。
そこで今回は、そんな方のために『ビジネスメールを簡潔にするコツ』を4つご紹介します。
ビジネスメールが長くなりがちな方は、ぜひ参考にしてみてください。
一応、私もアウトソーシング系の職場での勤務歴が4年近くあり、ビジネスメールのやり取りには人一倍気を付けなければいけない立場にいたので、多少の参考にはなるかと…。
ビジネスメールを簡潔にするコツ
それでは、さっそく『ビジネスメールを簡潔にするコツ』を見ていきましょう。
具体的には、以下の4つです。
- 必要以上にかしこまらない
- 冒頭の挨拶はなるべく省略する
- 箇条書きを積極的に用いる
- 使えそうなメールはテンプレ化する
①必要以上にかしこまらない
ビジネスメールが長くなることの最大の要因は、「相手に失礼があってはいけない」という過剰な気遣いかもしれません。
よって、ビジネスメースを簡潔にするためには、必要以上にかしこまらない点が重要とも言えます。
確かにメールは文章として残るため、相手に失礼がないよう文面の作成に慎重になってしまうのは、ある意味仕方がない部分ではあるでしょう。
しかしながら、慎重になりすぎて必要以上に文章が長くなり、結果的にわかりづらいメールになってしまっては本末転倒と言えます。
以下で具体的な例を見ていきましょう。
◆悪い例
「お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇書類の提出期限は●日までとなっております。
恐れ入りますがご確認の上、まだ提出されていない方は、期日までにご提出をお願い申し上げます。
月初のお忙しい中、お手数をおかけしてしまい大変恐縮ではございますが、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。」
◆良い例
「〇〇書類の提出期限は●日までとなっております。
お手数ですが、未提出の方はご対応をお願いします。」
悪い例は確かに丁寧さは伝わってきますが、何とも回りくどい印象です。
一方、良い例のようにサラっと依頼する形でも特に失礼ではありませんし、簡潔で読みやすいメールと言えるでしょう。
また、社長や役員といった、自分よりかなり目上の方にメールを送る場合であっても、変にかしこまる必要は全くありません。
以下で具体的な例を見ていきましょう。
◆悪い例
「明日の●●の件、よろしく。」
「お疲れ様です。
明日の●●の件、承知いたしました。
準備を進めてまいります。
ご連絡いただき、誠にありがとうざいます。
明日は何卒よろしくお願いいたします。」
◆良い例
「明日の●●の件、よろしく。」
「かしこまりました。」
かなり極端な例ですが、このケースにおいては、相手は念のための確認でメールを送っているハズです。
であれば、相手が求めている回答としては「わかった」旨の意思表示であり、「かしこまりました」のひと言でも全く問題ないでしょう。
もちろん最低限のマナーは必要ですが、メールを簡潔にまとめたいのであれば、変にかしこまる必要は全くないのです。
②冒頭の挨拶はなるべく省略する
社内メールの文頭で必ず「お疲れ様です」と入れてくる人がいますが、基本的に冒頭の挨拶は不要です。
たかだか一文ですが、冒頭の挨拶を省略するだけでも、メールの文面はかなりスッキリした印象になります。
中には抵抗を感じる人もいるかもしれませんが、冒頭の挨拶を省略することは特に失礼にはあたらないため、その点は心配無用です。
▼「お疲れ様です」を省略しても問題ないことの詳細な理由については、下記の記事をご参照ください。
なお、社外メールにおいては、冒頭に「お世話になっております」の挨拶を入れるのが定石と言えますが、こちらも毎回毎回入れる必要はないでしょう。
具体的には、新規のメールだけ「お世話になっております」と挨拶をしておき、その後のメールのラリーでは省略することをオススメします。
③箇条書きを積極的に用いる
メールを簡潔にしたいのであれば、箇条書きを積極的に活用するのも有効です。
箇条書きは情報をわかりやすく伝える手段として、非常に効果的です。
にもかかわらす、箇条書きを使うことに抵抗を感じる人は意外と多い傾向にあります。
抵抗を感じる要因としては、「箇条書きは事務的な感じがして、相手に失礼ではないか？」という懸念かもしれません。
しかし、箇条書きを用いることは決して失礼なことではないため、その点はご安心ください。
繰り返しになりますが、箇条書きの効果は抜群です。
以下の例を見比べてみましょう。
◆悪い例
「次回の定例ミーティングは、●日の●時からで、場所は第3会議室を予定しております。
議題としては、来期予算のすり合わせと新規プロジェクトのメンバー決めの2点ですが、追加で議題がある場合には、お手数ですがご連絡ください。」
◆良い例
「次回の定例ミーティングの詳細は、以下の通りです。
◇日時：●日の●時～
◇場所：第3会議室
◇議題：①来期予算のすり合わせ ②新規プロジェクトのメンバー決め（※追加で議題がある場合には、お手数ですがご連絡ください）」
このように、両者を見比べれば、その差は歴然です。
ビジネスメールを簡潔にまとめたいのであれば、積極的に箇条書きを活用していきましょう。
④使えそうなメールはテンプレ化する
日々の業務で多くのメールを処理していれば、中には「これはシンプルでわかりすいな」というメールに出くわすこともあるかと思います。
そのようなメールは、自分用のテンプレートとして有効活用することをオススメします。
もちろん丸パクリはダメですが、自分用にアレンジしてテンプレ化するのは全く問題ありません。
メールの文例は、ネットで検索すればいくらでも見つかりますが、それらは万人向けに作成されているため、なかなか応用しづらい部分があります。
その点、実務の中で見つけたメールは言わば「生きたメール」であり、実務でも応用がしやすいかと思います。
メールを簡潔化しつつ時短も図りたいのであれば、使えそうなメールは積極的にテンプレ化していきましょう。
ただし、テンプレートを用いてメールを作成する際は、宛名などには細心の注意が必要です。
宛名が間違っていたり、「●●様」のままになっていたりすると、悲惨なことになりますので…。
まとめ：簡潔にまとめることがビジネスメールの重要なマナー
最後にまとめておきます。
◆ビジネスメールを簡潔にするコツ
- 必要以上にかしこまらない
- 冒頭の挨拶はなるべく省略する
- 箇条書きを積極的に用いる
- 使えそうなメールはテンプレ化する
繰り返しになりますが、ビジネスメールは簡潔にまとめるのが鉄則です。
確かにマナーも大切ですが、長文のわかりづらいメールを送り付けて相手にストレスを与えてしまうのも、それはそれで失礼な行為にあたるかと思います。
大げさかもしれませんが、「簡潔にまとめることこそが、ビジネスメールにおける最も重要なマナー」と言っても、過言ではないでしょう。
個人的には、そう思います。
ビジネスメールは、『簡潔』に『完結』させましょう！
うっとうしい締めくくりですね…。
以上、またお会いしましょう。
