こんにちは、夢頭（ユメガシラ）です。
「休日にメールを送る際は、どんな点に注意すればいいの？」
社会人として働いていると、このような悩みを持つことがあるかもしれません。
メールはいつでも連絡できる便利なツールですが、24時間送れるからこそ、送信するタイミングには注意が必要です。
特に休日にメールを送るとなると、ほんの数分とはいえ、相手の貴重な休日の時間を奪うことになるため、細心の注意が必要となるでしょう。
果たして休日にメールを送る際は、どんな点に注意すればいいのでしょうか？
今回はこの点について、書いていきたいと思います。
一応、私も人事部としての実務経験が8年近くあり、社内メールのやり取りには人一倍気を付けなければいけない立場にいたので、多少の参考にはなるかと…。
休日にメールを送るのは極力避けるべき
そもそもの前提として、メールは休日に送ってもいいものなのでしょうか？
この点については、必ずしも統一された見解はないものの、一般的には「休日にメールを送っても問題ない」と考えられています。
とはいえ、「休日にまで仕事のことは考えたくない」という人がほとんどでしょうから、休日にメールを送るのは極力避けた方がいいのは間違いないでしょう。
それに、休日にメールを送るのは急を要するケースがほとんどであり、本当の緊急事態であれば電話で連絡を入れるハズです。
そう考えれば、「休日にメールを送る機会はほとんどない」とも言えるかと思います。
※あくまで私個人の見解ですが…。
なお、お礼のメール（休み前の夜に食事をごちそうになった時など）についても、基本的には休み明けに送る形で問題ないかと思います。
休日にメールを送る際のポイント
さて、いくら「休日にメールを送るのは極力避けるべき」とは言っても、場合によっては休日にメールを送る必要があるケースも出てくるかもしれません。
そこで本章では、休日にメールを送る際のポイントをご紹介します。
具体的には、以下の2つです。
- メールの文頭にお詫びの文言を入れる
- 本文の中で休日にメールを送ることになった理由を述べる
①メールの文頭にお詫びの文言を入れる
休日にメールを送る際は、メールの文頭にお詫びの文言を入れるようにしましょう。
具体的には、
- 「お休みのところ失礼します」
- 「お休み中に申し訳ございません」
などの文言を入れるようにしましょう。
冒頭でも述べた通り、休日にメールを送れば、ほんの数分とはいえ、相手の貴重な休日の時間を奪うことになります。
であれば、そのような非礼に対して最初にお詫びをするのは、社会人としてのマナーとも言えるでしょう。
逆に、お詫びの文言を入れておかないと、「コイツは休日にもお構いなしに連絡を入れてくるヤツなのか？」といった疑いを持たれる恐れもあります。
たったひと言を入れるか入れないかで、印象が大きく変わることは往々にしてあります。
それにお詫びの文言を入れたからといって、そのことで相手を不快にさせることはありません。
であれば、メールの文頭にお詫びの文言を入れておくのが得策と言えるでしょう。
なお、お詫びの文言は文頭で述べるようにしましょう。
文中や文末では相手が読み飛ばす可能性もあるため、やはり文頭で述べるのがベストと言えます。
②本文の中で休日にメールを送ることになった理由を述べる
また、休日にメールを送る際は、本文の中で休日にメールを送ることになった理由も述べるようにしましょう。
文頭で非礼を詫びた上で、さらにその理由も述べておけば、こちらの誠意がさらに伝わりやすくなります。
「緊急事態が発生したため」「急な欠員が出たため」といった具体的な理由が添えられていれば、「それなら仕方ないか…」といった感じで、相手の納得感も得やすくなるハズです。
まとめ：ちょっとした気遣いは意外と重要
最後にまとめておきます。
◆休日にメールを送る際のポイント
- メールの文頭にお詫びの文言を入れる
- 本文の中で休日にメールを送ることになった理由を述べる
繰り返しになりますが、休日に送るメールの冒頭でお詫びの文言を入れたからといって、そのことで相手を不快にさせることはありません。
であれば、誰にメールを送る場合であっても、最初に非礼をお詫びしておくスタイルで統一した方がいいでしょう。
ビジネスにおいて、ちょっとした気遣いは意外と重要です。
良好な人間関係を保つためにも、メールにおいても気遣いや誠意を示していきましょう。
普段からちょっとした気遣いができる人は、総じて仕事ができるものです。
確かにその通りですが、仕事のできないあなたに語られると、何だか無性に腹が立ってきますね。
▼催促メールを送る際のポイントについては、下記の記事をご参照ください。
以上、またお会いしましょう。
